Die Vorbereitungen für eine der bedeutendsten und größten Messen Europas laufen auf Hochtouren. Mit einer beeindruckenden Ausstellungsfläche, die jedes Jahr zehntausende Besucher anzieht, und einer Vielzahl von internationalen Ausstellern, stellt diese Messe höchste Ansprüche an die Organisation und Durchführung. Die ADU ist auch in diesem Jahr wieder maßgeblich in die Planung und Durchführung involviert. Mit einem großen Team aus Servicekräften und Sicherheitsmitarbeitenden sorgt ADU dafür, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft und alle Sicherheits- sowie Hygienestandards eingehalten werden.
Inhaltsverzeichnis
- Effiziente Planung und Zusammenarbeit: Die Herausforderungen der Messeorganisation
- Interview mit Ali Ak, Einsatzleiter für die Sicherheit vor Ort
- Interview mit Danuta Dziechciarz, Großkundenbetreuung für den Gebäudeservice
- Wir machen Zusammenarbeit erfolgreich
Zielgerichtete Zusammenarbeit: Die Herausforderungen der Messeorganisation
Die Messe erstreckt sich über mehrere Hallen und Außenflächen, wobei die Koordination von Reinigungsarbeiten, Sicherheitsvorkehrungen und Besucherströmen eine enorme Herausforderung darstellt. Die Größe und Komplexität der Messe erfordern eine detaillierte Planung und eine enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen. Dabei geht es nicht nur um die logistischen Herausforderungen, sondern auch um die Einhaltung strenger Sicherheits- und Hygienevorschriften und die Sicherstellung einer angenehmen Atmosphäre für alle Besucher und Teilnehmer.
Um einen Einblick in die Herausforderungen und Erfolge der ADU während der Vorbereitungsphase zu gewinnen, haben wir Interviews mit zwei Schlüsselpersonen geführt: Frau Danuta Dziechciarz, Großkundenbetreuerin, die seit über zwei Jahrzehnten die Messe begleitet, und Ali Ak, Einsatzleiter und verantwortlich für die Sicherheitsvorkehrungen während der Messe. Ihre Erfahrungen und Einblicke geben ein detailliertes Bild davon, was es bedeutet, eine solche Großveranstaltung erfolgreich zu managen.
Interview mit Ali Ak, Einsatzleiter für die Sicherheit vor Ort
Frage: Seit wann sind Sie als Einsatzleiter für die Messe tätig und was reizt Sie an dieser Aufgabe?
Ak: Ich betreue die Messe seit 2022 und freue mich jedes Jahr wieder darauf. Die Herausforderung, die Sicherheit einer so großen Veranstaltung zu gewährleisten, ist enorm, aber gerade das macht die Aufgabe so spannend. Wir sind in viele Abläufe integriert, wie beispielsweise die Koordination der Ankunft von Bussen, PKWs und Lieferanten. Alle müssen in die richtigen Bereiche geleitet werden, damit die Abläufe nicht gestört werden und der Zeitplan eingehalten werden kann.
Frage: Wann beginnt die Vorplanung für die Sicherheitsmaßnahmen?
Ak: Die Planung beginnt in der Regel Anfang August. Dann setzen wir uns mit dem Team und dem Kunden zusammen, um die verschiedenen Szenarien durchzuspielen und sicherzustellen, dass wir auf alle Eventualitäten vorbereitet sind. Dadurch ermöglichen wir es dem Kunden direkt in unsere Abläufe einzutauchen. Die Kommunikation mit allen Abteilungen ist dabei entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen.
Frage: Was sind die größten Herausforderungen bei der Messebetreuung?
Ak: Die größte Herausforderung ist die intensive Vorbereitung auf alle möglichen Situationen. Wir müssen sicherstellen, dass wir auf alles vorbereitet sind, was auftreten könnte. Das umfasst nicht nur die üblichen Sicherheitsmaßnahmen, sondern auch die Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse. Ein beeindruckender Moment war im letzten Jahr eine extreme Unwetterwarnung, bei der wir das gesamte Sicherheitskonzept ein zu eins wie geplant umsetzen konnten. Unser Kunde war beeindruckt von der Umsetzung, und ich war stolz auf unser Team.
Frage: Was macht die Betreuung der Messe für Sie persönlich so besonders?
Ak: Es ist die Vielfalt der Aufgaben und die Möglichkeit, in so viele verschiedene Prozesse eingebunden zu sein. Die Zusammenarbeit mit meinem Team, den Ansprechpartnern des Kunden und die tägliche Herausforderung, dass alles reibungslos funktioniert, machen die Aufgabe unglaublich spannend.
Das klingt sehr beeindruckend, aber wie verbinden sich Sicherheit und Hygiene in der Praxis? Um das herauszufinden, haben wir Danuta, unsere Großkundenbetreuerin für die ADU Gebäudeservice, ebenfalls interviewt.
Interview mit Danuta Dziechciarz, Großkundenbetreuung für den Gebäudeservice
Frage: Sie begleiten die Messe nun schon seit 2001. Was motiviert Sie, Jahr für Jahr an der Planung und Durchführung mitzuwirken?
Dziechciarz: Es ist die Faszination für die operative Organisation und die Möglichkeit, jedes Jahr Verbesserungen zu erzielen. Die Vorplanung beginnt bei uns bereits im Juni, lange bevor die eigentlichen Arbeiten vor Ort starten. Der kaufmännische Teil ist hierbei besonders wichtig, und gemeinsam mit unserer Ansprechpartnerin vor Ort, Frau Rampold, legen wir frühzeitig die Grundlagen für die kommenden Monate. Die Ausstellung der neuen Küchen, die jedes Jahr präsentiert wird, ist für mich immer wieder ein Highlight und treibt mich an, meinen vollen Einsatz zu geben.
Frage: Wie gestalten Sie die Planung der Reinigungsarbeiten?
Dziechciarz: Die Planung beginnt mit der Erstellung einer Übersicht der zu reinigenden Bereiche. Es ist wichtig, einen genauen Plan zu haben, um die Ressourcen optimal einsetzen zu können. Wir haben immer ein super Team und teilen die Aufgaben entsprechend zu. Flexibilität ist hier das A und O. Zudem achten wir darauf, immer moderne und saubere Reinigungsutensilien einzusetzen. Ein täglicher Jour fixe um 14 Uhr ist unverzichtbar, um den Tagesablauf zu besprechen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Dies stellt sicher, dass Reinigungsarbeiten effizient und flexibel durchgeführt werden, was zu einer stets sauberen und einladenden Messeumgebung führt – ein klarer Mehrwert für Kunden, da ihre Ausstellungsfläche optimal präsentiert und ihre Besucher in einem gepflegten Umfeld empfangen werden.
Frage: Gab es in all den Jahren unvorhergesehene Ereignisse, die eine besondere Herausforderung darstellten?
Dziechciarz: Bislang konnten wir alle Herausforderungen meistern, auch wenn es natürlich immer wieder Situationen gibt, die Anpassungen erfordern. Die größte Herausforderung war sicherlich die Organisation während der Corona-Pandemie. Es war eine beispiellose Situation, die wir jedoch zur vollsten Zufriedenheit bewältigen konnten. Die Wertschätzung, die wir dafür vom Kunden erhalten haben, war eine besondere Anerkennung, die uns alle sehr stolz gemacht hat.
Frage: Was macht die Messe für Sie persönlich so besonders?
Dziechciarz: Am Ende der Messe das Ergebnis unserer Arbeit zu sehen und festzustellen, wie reibungslos alles funktioniert hat, ist für mich jedes Jahr aufs Neue sehr erfüllend. Es ist auch die Wertschätzung, die wir von unserem Kunden erhalten, die mich motiviert und stolz macht. Aber auch das positive Feedback von unserem Team. Es ist schön zu wissen, dass unsere Arbeit anerkannt und geschätzt wird.
Wir machen Zusammenarbeit erfolgreich
Die erfolgreiche Durchführung einer Messe dieser Größe erfordert ein eingespieltes Team, das auf jede Herausforderung vorbereitet ist. Dank der frühzeitigen Planung und der engagierten Arbeit von erfahrenen Fachleuten wie Frau Dziechciarz und Herrn Ak gelingt es der ADU Service Gruppe Jahr für Jahr, diese Aufgabe mit Bravour zu meistern. Die detaillierten Planungen, die Flexibilität in der Umsetzung und die enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen sind der Schlüssel zu einem reibungslosen Ablauf und einem erfolgreichen Event.
Kompakt zusammengefasst bieten die durchdachte Planung und die präzise Umsetzung durch die ADU Service Gruppe klare Mehrwerte für Kunden und Besucher der Messe:
Sicherheit für Besucher und Aussteller: Ein professioneller Sicherheitsdienst gewährleistet die Sicherheit aller Teilnehmer, kontrolliert Besucherströme und schützt vor potenziellen Gefahren. Durch gezielte Planung und schnelle Reaktion auf unerwartete Ereignisse trägt der Sicherheitsdienst entscheidend dazu bei, dass die Messe reibungslos und sicher abläuft.
Hygiene und Sauberkeit: Ein gut organisierter Gebäudeservice sorgt für eine saubere und hygienische Umgebung, die das Wohlbefinden der Besucher steigert. Saubere Messehallen und Sanitäranlagen sind nicht nur ein Zeichen von Professionalität, sondern auch ein wesentlicher Faktor für eine positive Wahrnehmung der Veranstaltung.
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